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STATUTS GÉNÉRAUX DE LA SOCIÉTÉ
DE SPECTROSCOPIE DU CANADA
STATUTS PROPOSÉS
- Les statuts de la Société, tels qu'ils existaient avant la promulgation des statuts suivants, sont annulés sans affecter toute action prise par - ou au nom de - la Société en vertu des statuts précédents.
- La raison sociale de la Société est la SOCIÉTÉ DE SPECTROSCOPIE DU CANADA et/ou THE SPECTROSCOPY SOCIETY OF CANADA.
BUTS
- Les buts et objectifs de la Société sont :
- enrichir les connaissances du public concernant la science spectroscopique et ses applications;
- organiser des ateliers, des symposiums et des conférences à des fins d'éducation et d'avancement de la science et de la technologie de la spectroscopie et de ses applications;
- décerner des prix (tels que le prix Gerhard Herzberg) en reconnaissance de l'excellence et du travail exceptionnel dans le
domaine de la science spectroscopique et de ses applications;
- susciter l'intérêt des jeunes Canadiens pour les sciences et
l'utilisation de la spectroscopie, en soutenant des foires scientifiques locales et nationales et en décernant des prix aux meilleurs stands ayant pour thème la spectroscopie;
- favoriser de bonnes relations entre les membres;
- publier des revues et des bulletins en contribution à l'atteinte des objectifs mentionnés.
STATUT DE LA CORPORATION
- La Société est régie par la Loi sur les corporations canadiennes.
- Le sceau de la Société est composé d'un cercle dans lequel sont
inscrites les lettres SSC.
- Le siège social de la Société se trouve à Ottawa (Ontario) ou, le
cas échéant, en tout lieu déterminé par la Société conformément aux termes de la Loi sur les corporations canadiennes.
ADMISSIBILITÉ
- Toute personne intéressée par la spectroscopie ou ses applications
analytiques peut devenir membre de la Société, dont voici la composition.
- Membres honoraires à vie. Toute personne ayant éminemment contribué à l'avancement de la science spectroscopique peut être élue par vote unanime du Comité exécutif comme membre honoraire à vie de la Société.
- Membres réguliers. Toute personne intéressée par les buts et
objectifs de la Société peut en devenir un membre régulier.
- Membres de soutien. Tout corps constitué, firme ou institution
intéressé par la promotion de l'étude ou de l'application de la science
spectroscopique est admissible à un poste de membre de soutien.
- Membres retraités. Toute personne retirée de la vie active et étant membre en règle de la Société depuis au moins vingt ans peut
devenir membre retraité.
- Membres étudiants. Tout étudiant intéressé par les buts et
objectifs de la Société et inscrit à des cours conduisant à un grade
ou à un diplôme d'une université accréditée ou d'une école technique peut devenir membre étudiant.
COTISATIONS
- Les membres honoraires sont exemptés de toute cotisation.
- Les membres réguliers, les membres étudiants et les membres
de soutien doivent payer une cotisation annuelle dont le montant est
fixé à chaque assemblée générale annuelle pour l'année financière à
venir sur recommandation du Comité exécutif, appuyée par les deux
tiers de tous les membres présents et votants. Lorsqu'un membre
fait partie d'une section locale de la Société, une part de la cotisation doit être versée à la section locale par le trésorier. La part qui sera attribuée devra être déterminée par un vote à la majorité des deux tiers à chaque assemblée générale annuelle. Chaque membre de
soutien peut transmettre au secrétaire les nom et adresse de la
personne qui lui servira de représentant et de la section locale, le
cas échéant, ayant droit à une part de la cotisation.
- L'année civile représente la durée de l'adhésion et l'année financière de la Société. Toutes les cotisations sont payables avant le 30 juin de chaque année et ne sont pas remboursables. Cependant, un membre qui se joint à la Société après le 1 er juillet pour une première année d'adhésion est autorisé à payer la moitié de la cotisation annuelle.
- Un membre qui n'a pas payé sa cotisation durant les six premiers mois de l'année civile perd son droit de vote, ne reçoit plus le journal de la Société et cesse d'être membre. Tout ancien membre dont la durée de nomination est expirée peut être réintégré parmi les membres sur paiement de la cotisation complète pour l'année de sa réintégration.
EXCLUSION ET FIN DE L'ADHÉSION
- Un membre peut se retirer de la Société en présentant sa démission, par écrit, au secrétaire.
- Dans certains cas particuliers, le Comité exécutif peut suspendre un membre par un vote à la majorité des deux tiers. Si la cause justifie son expulsion de la Société, ledit membre doit être averti de la possibilité qu'il a d'exercer son droit de recours auprès du Comité exécutif avant que son expulsion ne soit prononcée. L'expulsion est décidée par un vote à la majorité des deux tiers du Comité exécutif.
COMITÉ EXÉCUTIF
- Les affaires de la Société sont gérées par un conseil d'administration appelé Comité exécutif, qui se compose du président de la Société, du vice-président, du président sortant, du secrétaire, du trésorier et de deux représentants au plus par section locale, à savoir le président et le vice-président ou deux directeurs, ou encore toute combinaison de ceux-ci n'excédant pas deux personnes, et d'un directeur régional pour chacune des régions représentant les membres généraux de la Société; ces régions incluent présentement le Pacifique, l'ouest
du Canada, l'Ontario, le Québec et les provinces de l'Atlantique. Toutes les personnes faisant partie du Comité exécutif doivent être des membres en règle.
Tout poste vacant peut être comblé par le Comité exécutif en cours de mandat.
- Le Comité exécutif doit diriger les activités de la Société en exerçant tous les pouvoirs qui ne peuvent pas l'être par les membres aux assemblées générales, conformément à la Loi sur les corporations canadiennes ou aux présents statuts, et peut nommer et dissoudre des comités spéciaux ou permanents selon les besoins de la Société. Ces comités peuvent s'occuper des finances, des adhésions, des attributions de récompenses, du journal de la Société et des conférences. Le président et les membres de ces comités doivent être des membres en règle. Le président est responsable et fait rapport au Comité
exécutif. Le président et les membres sont nommés ou reconduits, chaque
année, par le Comité exécutif national. La rémunération du président et des membres, le cas échéant, doit être fixée par un vote ouvert de tous les membres à l'assemblée générale annuelle ou par un vote des deux tiers du Comité exécutif. Le président ou tout membre d'un comité peut être démis de ses fonctions par un vote des deux tiers du Comité exécutif.
OFFICIERS NATIONAUX
- Les officiers nationaux de la Société sont le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier. D'autres officiers peuvent être nommés temporairement par le Comité exécutif selon les besoins, mais leur nomination doit être approuvée à l'assemblée générale annuelle qui suit.
FONCTIONS DU PRÉSIDENT
- Le président est le directeur général du bureau de la Société. Il préside toutes les assemblées du Comité exécutif et de la Société et assume la direction générale des affaires de la Société. Il prépare l'ordre du jour des assemblées du Comité exécutif et supervise l'exécution de tous les décrets et résolutions de celui-ci. Il doit nommer ou reconduire annuellement les présidents de tous les comités, dont il constitue un membre d'office. Il doit, avec le secrétaire ou tout autre officier du bureau nommé à cet effet par le Comité exécutif, signer les documents nécessitant la signature des officiers de la Société.
FONCTIONS DU VICE-PRÉSIDENT
- En l'absence ou incapacité du président ou encore à sa demande, le
vice-président occupe les fonctions ou exerce les pouvoirs du président et assume les tâches qui peuvent lui être assignées, le cas échéant, par le Comité exécutif.
FONCTIONS DU SECRÉTAIRE
- Le secrétaire doit veiller à ce que les registres de la Société soient complets et exempts d'erreur. Il doit s'occuper de la correspondance de la Société, émettre les avis d'assemblée de la Société et du Comité exécutif et organiser les élections annuelles des officiers nationaux. Il a la garde du sceau de la Société et doit certifier tout document nécessitant ce sceau.
FONCTIONS DU TRÉSORIER
- Le trésorier a pour rôle de superviser les finances de la Société. Il est le directeur du Comité consultatif financier qui doit faire des recommandations au Comité exécutif quant aux investissements et aux moyens de faire fructifier les fonds, aux
modes de financement des activités de la Société et à la politique
financière en général.
- Le trésorier reçoit tout argent dû à la Société et paie toute somme dont le Comité exécutif a ordonné le paiement. Il doit conserver tous les reçus, tenir un registre de tous les paiements et être en mesure de présenter ces reçus et registres aux assemblées du Comité
exécutif lorsque celui-ci le demande.
- À la fin de chaque année financière, le trésorier doit préparer et présenter au Comité exécutif les états financiers des affaires de la Société, dûment vérifiés, et les soumettre à l'examen des membres à l'assemblée générale annuelle qui suit.
- Le trésorier doit signer conjointement avec le président et/ou le
secrétaire tous les chèques, les traites et autres effets négociables
que la Société doit supporter.
- Sur les directives du Comité exécutif, le trésorier dépose tout
l'argent payable ou à recevoir par la Société à une banque à charte ou à une autre banque, et seulement au crédit de la Société. C'est lui, ou tout officier habilité par le Comité exécutif, qui doit signer.
- Le trésorier est responsable de l'émission directe ou indirecte de
toutes les factures ou reconnaissances de dettes et de tout autre placement dû à la Société. Le trésorier, ou toute autre personne désignée pour ce rôle, doit tenir à jour l'annuaire des mesures de la Société et doit émettre annuellement, avant les élections, la liste à jour des membres.
- Le trésorier doit collaborer avec les trésoriers des sections
locales et les présidents de tous les comités pour tout ce qui
concerne les opérations financières de la Société. Il doit rester en
contact avec le secrétaire et le directeur aux adhésions à propos de
toute affaire concernant les règlements d'adhésion à laSociété.
- Lorsque, pour une raison de maladie, d'absence ou autre, le secrétaire ou le trésorier ne peut assumer sa tâche pour une période d'un mois ou plus, le Comité exécutif peut nommer un assistant secrétaire ou trésorier. Cette personne dispose alors de tous les pouvoirs du membre du bureau qui est remplacé et doit assumer toutes ses tâches.
FONCTIONS DU DIRECTEUR
- Les directeurs sont membres du Comité exécutif et doivent diriger les activités de la Société conjointement avec tous les autres officiers nationaux.
COMITÉ EXÉCUTIF - GÉNÉRALITÉS
- Les membres du Comité exécutif ne reçoivent pas de rémunération régulière, mais le remboursement de leurs dépenses
associées à la participation aux séances régulières ou spéciales du
conseil peut être autorisé par le Comité exécutif.
- Tout membre du Comité exécutif peut, en tout temps, être déplacé par simple résolution (vote majoritaire aux deux tiers) passée à l'assemblée générale des membres convoqués à cette fin. Un remplaçant peut être élu à cette assemblée générale pour combler le poste laissé vacant.
- La rémunération des officiers, agents et employés est fixée par décision du Comité exécutif. Une telle décision n'est appliquée que jusqu'à la prochaine assemblée générale annuelle ou à une assemblée générale spéciale des membres, où elle sera confirmée par un vote des membres; en l'absence d'une telle confirmation par les membres, la rémunération des officiers, agents ou employés doit cesser à partir de la date où le vote a été tenu.
COMMISSAIRE AUX COMPTES
- Les membres doivent, à chaque assemblée annuelle, nommer un
commissaire aux comptes qui vérifie la comptabilité de la Société jusqu'à la prochaine assemblée annuelle. Le Comité exécutif peut combler toute vacance occasionnelle à ce poste. Le traitement du commissaire aux comptes est fixé par le Comité exécutif.
EMPRUNTS
- Quand besoin est, le Comité exécutif de la Corporation est autorisé à faire ce qui suit.
- Emprunter de l'argent au nom de la Corporation.
- Limiter ou augmenter le montant de l'emprunt.
- Émettre des contrats, des obligations garanties ou non et autres
valeurs de la Corporation en quantité et à des conditions et gages ou les vendre pour des sommes ou à des prix jugés convenables par le
Comité exécutif.
- Garantir tout contrat, obligation garantie ou non et autre valeur, ou tout autre emprunt présent ou futur, ou toute responsabilité de la
Corporation par des hypothèques, des garanties ou des gages de l'ensemble ou d'une partie des propriétés mobilières et immobilières
possédées présentement ou acquises ultérieurement par la Corporation, ainsi que les engagements et les droits de la Corporation.
- Déléguer à un ou à plusieurs officiers et directeurs de la Corporation désignés par le Comité exécutif l'ensemble ou une partie des pouvoirs conférés par les clauses précédentes du présent statut, et ceci à la discrétion du Comité exécutif.
- Verser une indemnité à tout membre du Comité exécutif, directeur ou autre personne ayant pris ou étant sur le point de prendre toute responsabilité au nom de la Corporation, et protéger ce directeur ou cette autre personne contre toute perte en lui donnant une hypothèque ou une garantie basée sur l'ensemble ou une partie des biens personnels et propres, mobiliers ou immobiliers, propriété présente ou à venir de la Corporation, ainsi que sur tous les engagements et droits de la Corporation.
ÉLECTIONS
- Le droit de voter et d'occuper un poste est accordé à tout membre en règle de la Société.
- L'élection des officiers nationaux a lieu annuellement. Le secrétaire annonce à l'avance de telles élections et dresse la liste des candidats au plus tard le 1 er février de chaque année. Nul ne doit occuper le même poste plus de trois années consécutives. Tout officier national nouvellement élu doit entrer en fonction à la première réunion du Comité exécutif national suivant son élection.
- Un comité de mise en nomination, comprenant deux membres qui ne sont pas des officiers de la Société, le président sortant ou son remplaçant, est désigné par le Comité exécutif au plus tard le 1 er janvier de chaque année.
- Le comité de mise en nomination doit soumettre au président, le 1 er mars au plus tard, une liste des candidats aux élections des officiers du bureau national. La liste doit comprendre au moins un candidat pour chacun des postes de président, de vice-président, de secrétaire et de trésorier. Tout groupe de cinq membres ou plus peut proposer d'autres candidats pour un poste donné ou pour tous les postes. Toutes les mises en nomination doivent être transmises au
secrétaire au plus tard le 1er mars de chaque année. Quand une seule personne est mise en nomination pour un poste, elle est considérée comme ayant été élue à cette charge.
- Le 1er avril de chaque année au plus tard, le secrétaire prépare et poste à chacun des membres en règle une liste comprenant les candidats proposés par le comité de mise en nomination et toute mise en nomination ultérieure, ainsi qu'un bulletin de vote qu'il utilisera lors de l'élection. Chaque membre est autorisé à voter pour un candidat à chacun des postes et des charges devant être comblés. Les bulletins de vote complétés sont retournés dans une enveloppe fournie à cette fin et seuls ceux qui parviennent au secrétaire avant le 1er mai sont valides et comptés.
- Le plus rapidement possible après le 1 er mai de chaque année, le secrétaire vérifie l'admissibilité des membres qui ont voté aux élections des officiers nationaux. Les bulletins de vote sont alors comptés et classifiés. Les résultats des élections doivent être
transmis dans les plus brefs délais par le secrétaire au président et
aux candidats.
- Le plus rapidement possible après le 1 er juin de chaque année, la liste complète des officiers nationaux et locaux et des directeurs est publiée par le secrétaire.
ASSEMBLÉES
- L'assemblée générale annuelle des membres de la Société se tient à un moment et dans une ville canadienne choisis par le Comité exécutif. Des assemblées spéciales des membres peuvent être tenues en tout temps au Canada si le Comité exécutif le juge nécessaire. Un préavis de quatorze jours pour chaque assemblée générale est envoyé par le secrétaire à tous les membres de la Société.
L'annonce d'une assemblée spéciale doit préciser les raisons pour lesquelles cette assemblée a été convoquée, les date et lieu où elle se tiendra, de même que toute l'information nécessaire aux membres pour prendre de bonnes décisions. Dix membres de la Société ayant le droit de vote et présents à toute assemblée générale constituent le quorum. Chaque membre compte pour un vote.
- À chaque assemblée générale annuelle, le président sortant doit faire rapport des activités de la Société durant l'année financière précédente; le président, le trésorier, le commissaire aux comptes et les comités qui ont opéré pendant l'année financière doivent aussi présenter un rapport. L'assemblée peut aussi entendre toute affaire courante ou particulière ou toute motion qui a été portée à l'attention du secrétaire avec un préavis d'au moins trente jours pour permettre
son inclusion à l'ordre du jour. L'ordre du jour de l'assemblée est préparé par le secrétaire et approuvé par le président.
Sur demande écrite de membres réunissant 10 % des droits de vote, le Comité exécutif doit convoquer une assemblée générale spéciale.
- À moins d'une disposition contraire de la Loi ou des présents statuts, lorsqu'une décision collective est jugée nécessaire ou souhaitable par le Comité exécutif, un vote par correspondance des membres en règle peut être organisé sur tout sujet traitant des affaires de la Société. Un délai de trente jours doit être prévu entre la date d'envoi des bulletins de vote par le secrétaire et le retour de
ceux-ci. Les bulletins reçus après ce délai de trente jours ne sont pas comptés.
- Le Comité exécutif doit se réunir immédiatement avant l'assemblée générale annuelle (et au même lieu), ainsi qu'au moins trois autres fois par année. La date de la réunion à venir doit figurer au dernier point à l'ordre du jour des réunions régulières. Des réunions spéciales du Comité exécutif peuvent avoir lieu en tout temps et lieu désignés par le président. Un préavis de quatorze jours doit précéder toute réunion spéciale du Comité exécutif. Cinq membres du Comité exécutif constituent le quorum de chaque réunion, sauf si la majorité ne
représente qu'une section locale.
SECTIONS LOCALES
- Des sections locales peuvent être constituées avec l'approbation du Comité exécutif, sur demande écrite d'au moins dix membres de la Société.
- Les membres qui ne font pas partie d'une section locale sont désignés comme membres généraux.
- Chaque section locale doit élire un comité comprenant un président, un vice-président, un secrétaire, un trésorier, des directeurs (dont le nombre doit être conforme à l'article 11 des statuts) ainsi que d'autres officiers au besoin. Les membres élus à ces postes entrent en fonction immédiatement après les élections.
En cas d'incapacité d'un de ces officiers ou directeurs de section locale d'assumer son poste, un remplaçant peut être nommé avec l'accord du comité de la section locale.
- Au plus tard le 30 juin de chaque année, les sections locales doivent présenter leurs états financiers de l'année financière précédente au Comité exécutif national.
PUBLICATIONS
- Un journal scientifique et technique en accord avec les buts et objectifs de la Société peut être publié sous l'égide de cette dernière. Un exemplaire de chaque numéro du journal doit être envoyé à tous les membres en règle de la Société.
- Le Comité exécutif doit désigner le rédacteur en chef de ce journal. Cette personne doit être un membre en règle de la Société ou le devenir avant sa nomination. Elle est responsable devant le président et doit suivre les directives de celui-ci. Le rédacteur en chef peut être assisté d'un comité de rédaction dont les membres sont désignés par lui.
CERTIFICATION DES DOCUMENTS
- Tout contrat, document et instrument fait au nom de la Société doit porter les signatures du président ou du vice-président et du secrétaire ou du trésorier. Tout contrat, document et instrument ainsi signé engage la Société sans autre autorisation ou formalité. Quand besoin est, le Comité exécutif a le pouvoir, par règlement, de désigner un ou des officiers habilités à signer au nom de la Société des contrats, des documents ou des instruments généraux ou spécifiques. Quand le sceau de la Société est requis, il peut être apposé sur les
contrats, documents et instruments ainsi signés.
RÈGLES ET RÈGLEMENTS
- Le Comité exécutif peut émettre tout règlement ou règle compatible avec les présents statuts aux fins de la gestion et du bon fonctionnement de la Société, lorsqu'il le juge opportun. Mais ces règles et règlements ne demeurent en vigueur que jusqu'à la prochaine élection des officiers. Il faut alors les confirmer par un vote séparé des membres. À défaut d'être confirmés, ils cessent d'être en vigueur.
DISSOLUTION
- La Société (ou une section locale) ne peut être séparée ou dissoute à moins que cette séparation ou dissolution ne soit approuvée par un vote de tous les membres (ou des membres de la section locale) en règle à la majorité des deux tiers. L'avis contenant la proposition de dissolution doit être envoyé par la poste à tous les membres en règle au moins quatre mois avant la date fixée pour le vote. Le vote se fait par correspondance.
- Dans le cas de la séparation ou de la dissolution d'une section locale, tous les actifs de cette dernière doivent retourner au Comité exécutif national.
- Dans le cas de la séparation ou de la dissolution de la Société, tous les actifs de cette dernière seront distribués par le Comité exécutif aux donataires reconnus décrits aux alinéas 110(1)a) et b) de la Loi de l'impôt sur le revenu.
RÉVISION DES STATUTS
- Les statuts de la Société peuvent être révisés ou modifiés et de nouveaux statuts peuvent entrer en vigueur s'ils ont été approuvés par un vote à la majorité des deux tiers de tous les membres en règle de la Société. L'avis contenant une proposition à cet effet doit être envoyé par la poste au moins deux mois avant la date fixée pour le vote. Il est cependant entendu qu'aucun nouveau statut ou amendement ne sera en vigueur ou effectif avant l'approbation du ministre d'Industrie Canada.
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